De ação emergencial à possibilidade real de reduzir custos e otimizar processos. Esse é um resumo da massificação do home office no Brasil desde o início da pandemia desencadeada pela Covid-19. O fato é que o evento crítico nos ensinou várias lições. No caso de gestores e colaboradores, por exemplo, o trabalho a distância mostrou-se totalmente viável e vantajoso para ambas as partes. O ponto é que, para alcançar tal objetivo, a gestão de equipes remotas deve ser efetiva. No dia a dia, os benefícios que o trabalho remoto proporciona às empresas e aos seus profissionais dependem de esforço mútuo e da adoção de boas práticas. Só assim é possível superar os desafios ligados à arte de administrar funcionários a partir de telas de smartphones, notebooks, tablets, etc.  Mas, afinal, quais são esses obstáculos e como retirá-los do caminho? É o que responderemos. A seguir, descubra o que você realmente deve fazer para que a gestão de equipes remotas se transforme em um grande diferencial competitivo do seu negócio!

Quais são os desafios do trabalho remoto?

Antes de saber como otimizar suas equipes, é fundamental que você saiba exatamente com o que está lidando. Sucintamente, estes são os problemas mais frequentes enfrentados pelos gestores brasileiros:

• enfraquecimento da cultura organizacional em ambientes externos;
• diminuição da produtividade;
• ruídos de comunicação;
• dificuldade de manter o time motivado.

Como praticar uma boa gestão de equipes remotas?

Identificados os empecilhos, basta elaborar um planejamento minucioso para chegar às principais causas desses transtornos. Finalmente, você poderá agir para amenizá-los e, com o passar do tempo, eliminá-los.

Desenvolva um plano de trabalho completo

Quando o período delicado que ainda estamos vivendo estava em sua fase mais complicada, não houve tempo para planejar quase nada. Agora que isso é possível, a primeira coisa a fazer é evitar cair em modo automático, como se trabalho a distância fosse sinônimo de bagunça. O ideal é que os líderes de cada setor sejam estimulados a listar e a compartilhar as dificuldades encaradas diariamente após a implantação do home office. Juntos, todos devem encaminhar soluções que sejam realizáveis em um curto, médio e longo prazos. Ao término do processo, é essencial que estes aspectos estejam muito claros:

• funções individuais e coletivas atribuídas a todas as pessoas envolvidas com a causa;
• objetivos (principais e secundários) a serem conquistados;
• restrições que possam atrasar ou reduzir a eficácia das medidas definidas;
• ferramentas e recursos necessários para colocar o plano em ação.

Garanta a melhor comunicação possível

Mesmo nas regiões onde a conexão de internet é estável, a falta da presença física dos colaboradores compromete a fluidez da comunicação cotidiana mantida pela empresa. À distância, existe uma enorme necessidade de se estabelecer uma rotina de interação entre os funcionários. Isso porque somente mandar mensagens ao longo do dia para resolver problemas é insuficiente. O resultado é a realização de mais reuniões no decorrer do mês. Para que esses encontros não se tornem estressantes, é recomendável criar o hábito de se fazer, pelo menos, dois encontros fixos, principalmente no início e no fim do expediente. Desse modo, fica mais fácil alinhar as prioridades do dia e, no fim, verificar o que deu certo e o que não fluiu tão bem assim. Repare que esses apontamentos poderiam ser enviados por e-mail ou qualquer outro aplicativo com opção de trocar mensagens. Porém, as pessoas precisam, literalmente, conversar, algo que já fazia parte de suas rotinas durante o trabalho totalmente presencial. 

Avalie a produtividade

Atentos ao contexto e antenados a diferentes tipos de inovação, alguns desenvolvedores ao redor do mundo criaram mecanismos voltados a monitorar a produtividade durante o trabalho remoto. Nessa linha de raciocínio, existem pelo menos três ferramentas que já são sucesso em diversas organizações. Uma delas é o Productivity Score, criado pela Microsoft. Com ele, é possível receber relatórios precisos sobre o tempo de permanência de cada colaborador em frente à tela do computador, além do total de e-mails profissionais que ele mandou diariamente. Já o Sneek tem como principal habilidade sua capacidade de se integrar à webcam e, a partir daí, registrar fotografias em intervalos de 5 minutos. O intuito é o inverso da solução anterior, ou seja: contabilizar o período em que o funcionário esteve ausente. Por isso, a plataforma ganhou fama entre as empresas do Vale do Silício. Outro recurso tecnológico com a mesma finalidade de revelar a produtividade dos colaboradores em trabalho remoto foi nomeado como Einable. Aqui, a ideia consiste em medir a velocidade de concretização das tarefas. Também há uma função para atribuir uma pontuação individual. Importante destacar que essas ou ferramentas similares precisam ser usadas com bastante moderação. O intuito deve ser o de obter dados com maior exatidão acerca da rotina operacional dos colaboradores. A partir daí, mediante uma boa cultura data-driven, você recebe pistas valiosas sobre quais pontos de melhora pedem prioridade. À medida que desenvolve e refina o data literacy do seu negócio, a busca por respostas tende a ser menos complicada. Isso porque o uso de dados compõe a estratégia do negócio em todas as suas frentes de atuação, inclusive na hora de gerir pessoas. Para aprofundar ainda mais os resultados, lembre-se de recorrer ao advanced analytics.

Adote uma infraestrutura de software robusta

Como não poderia deixar de ser, a gestão do conjunto de processos comentado até aqui está intimamente atrelada à adoção de sistemas com softwares integrados. Além de conferirem agilidade e precisão à administração do negócio, a qualidade das soluções tecnológicas fortalece a imagem da organização perante seus colaboradores. Desse modo, elas são determinantes para a manutenção e consolidação da cultura organizacional. Afinal, infraestruturas completas aumentam a credibilidade da marca na visão dos profissionais que trabalham para ela. Logo, eles se sentem espontaneamente mais próximos de sua missão, visão e valores. Trabalhar esses pontos nunca foi tão relevante como agora, em um período de retomada da economia. Entre outras consequências, o home office implantado em larga escala acelerou a já anunciada transformação digital nas empresas. Embora ela esteja apenas no começo, pode ficar tranquilo. Uma vez que você pratique nossas dicas de gestão de equipes remotas, o sucesso será somente uma questão de tempo. A propósito, como anda a gestão do seu time no home office? Comente aqui o que você tem feito para melhorá-la cada vez mais!