O principal objetivo dos empreendedores e gestores é fazer com que o negócio conquiste destaque no cenário corporativo. Ao mesmo tempo, esse é o principal desafio, pois o mercado está cada vez mais concorrido. Uma das formas mais eficazes de alavancar os resultados é adotar alguma das metodologias ágeis. Elas otimizam os processos, melhoram o desempenho individual, aumentam a produtividade da equipe e, assim, impulsionam o negócio de forma considerável. E o melhor: são práticas simples, mas que requerem bastante disciplina. Entre elas está o método Kanban, desenvolvido pela empresa Toyota. É considerado um dos mais antigos, mas é tão eficaz que até hoje é colocado em prática por grande parte dos negócios, seja qual for seu porte ou segmento. Quer saber mais sobre a metodologia? Continue com a gente para conhecer seu conceito, descobrir seus benefícios e ver como colocá-la em prática em sua empresa.

Como surgiu o método Kanban?

Trata-se de uma metodologia desenvolvida por volta de 1953 por Taiichi Ohno, diretor da Toyota. Nesse período de pós-guerra, o Japão passava por dificuldades e isso fez com que Ohno fosse aos Estados Unidos para visitar a Ford e ver de perto como funcionava o fordismo, o sistema de produção adotado pela empresa. Então, Ohno percebeu que, para aplicar o método, era necessário investir muito em estoque de matéria-prima, maquinário e infraestrutura, algo que era inviável para a empresa naquele momento. Então, procurou um método que permitisse fazer mais com menos recursos. Em sua visita ao país, ficou impressionado com a forma como uma rede de supermercados abastecia suas prateleiras com a quantidade certa de cada produto. Ou seja, assim que um produto era vendido, ele era rapidamente reposto. Assim, desenvolveu o método Kanban, cujo conceito veremos a seguir.

Afinal, o que é Kanban?

O termo japonês é a junção de duas palavras: “kan”, que significa “cartão” e “ban”, que significa “quadro”. Então, Kanban é um sistema de organização e gerenciamento de projetos que utiliza cartões em quadros com o objetivo de controlar os fluxos de maneira mais eficiente. Os cartões oferecem informações sobre quando, quanto e o que produzir. Além disso, indica o andamento dos fluxos de produção em empresas de fabricação em série. Trata-se de um método muito versátil, pois pode ser utilizado em qualquer tipo e porte de empresa. No entanto, o Kanban ganhou ainda mais força em 2010, com David J. Anderson que adaptou o modelo, utilizando os princípios do Lean Manufacturing. Assim, a metodologia foi adotada por startups de desenvolvimento de software porque torna visível o trabalho solicitado, a capacidade de entrega pela equipe e o fluxo de trabalho necessário para realizar as entregas.

Como funciona essa metodologia?

O Kanban é composto por 3 elementos principais: o quadro, as colunas e os cartões, que funcionam da seguinte maneira:

• quadro — que funciona como uma lousa e deve ser dividido em colunas;
• colunas — geralmente utilizamos 3 colunas: “a fazer”, “em andamento” e “concluído”. Porém, se houver necessidade, você pode acrescentar outras;
• cartões — descrevem as tarefas que devem ser feitas para atingir os resultados. É importante que eles sejam coloridos, sendo que cada cor indica a urgência com que a atividade precisa ser feita ou qual é a equipe responsável por realizá-la.

Então, à medida que a tarefa é executada, deve-se mudar o cartão para a coluna seguinte. O quadro pode ser montado fisicamente na empresa e pode-se utilizar post-its coloridos como cartões. No entanto, com a transformação digital e como muitas empresas adotaram o home office, hoje em dia os negócios adotaram softwares ou aplicativos do método Kanban. Desse modo, todos os membros da equipe têm fácil acesso ao quadro e o gestor pode consultá-lo rapidamente de maneira remota, facilitando a visualização sobre o status de cada projeto.

Quais são as vantagens de utilizar o Kanban?

Podemos listar uma série de benefícios relacionados a essa metodologia, pois ela torna viável a chamada “produção puxada”, na qual cada etapa do processo só se inicia quando o processo posterior solicitar. Desse modo, produz-se apenas o solicitado, evitando desperdícios de recursos. A seguir, confira em detalhes as principais vantagens do Kanban.

Flexibilidade

O Kanban é um método muito versátil e pode ser adaptado para qualquer tipo de negócio. Para isso, basta adequar a quantidade de colunas de acordo com os seus processos. Em uma startup de desenvolvimento de software, por exemplo, pode-se utilizar as seguintes colunas: sprint, sprint backlog, desenvolvimento, em teste, concluído. Também pode ser utilizado para empresas de prestação de serviços, campanhas de marketing, desenvolvimento de produtos, processos industriais, entre inúmeros outros.

Simplicidade

Como você viu, trata-se de um método bastante simples de ser colocado em prática. Não necessita de grandes investimentos nem treinamento para as equipes. Basta um quadro ou um aplicativo simples e ter bastante disciplina para realocar os cartões na coluna correta sempre que a etapa for finalizada.

Visão abrangente

Como reúne todas etapas de um projeto em um único quadro, o Kanban permite que todos tenham uma visão mais abrangente sobre o seu andamento, não apenas os membros da equipe, como também os líderes e gestores.

Melhora do fluxo de trabalho

Quando todos têm o mesmo nível de conhecimento sobre o status do projeto, o fluxo de trabalho flui melhor, além da comunicação se tornar ainda mais eficaz. Como consequência, há um aumento significativo na produtividade da equipe.

Redução de custos

Como há um aumento do foco, ou seja, cada membro sabe exatamente o que e quando precisa ser feito, há diminuição do desperdício de recursos e do tempo ocioso. Dessa maneira, há redução dos custos da empresa, gerando um impacto positivo forte em seu orçamento.

Qualidade do produto

Como há uma grande organização dos processos e do tempo e cada colaborador sabe exatamente o que deve fazer e quando fazer, a qualidade do produto é elevada. Além disso, torna mais fácil cumprir os prazos estabelecidos. Como resultado, há o aumento da satisfação do cliente.

Engajamento da equipe

Como facilita a visualização das etapas, os membros da equipe contam com mais autonomia em suas atividades, o que faz com que melhore também o engajamento de cada um deles. Portanto, o método Kanban é muito fácil de ser implementando em negócio. E é justamente isso o que faz essa metodologia ser tão incrível: a simplicidade de aplicação que impulsiona os resultados de uma empresa. Então, não deixe de aplicá-lo! Quer saber como conectar pessoas e processos da melhor forma? Acompanhe os nossos conteúdos e saiba como podemos ajudar nisso!