Quais métodos de produtividade você usa na sua empresa? No cenário atual, existem diversos novos desafios envolvidos na gestão de equipe que pedem por uma atuação mais ágil e eficaz. Uma maneira de garantir isso é apostando em técnicas eficientes para a otimização de tempo e aumento do desempenho. Adotar o uso de ferramentas que funcionam com o estilo de trabalho de uma empresa é uma das peças-chave quando o assunto é produtividade. No entanto, para isso, é preciso conhecer os recursos disponíveis para serem incorporados no negócio. É por esse motivo que trouxemos 5 métodos de produtividade para a equipe que você vai gostar de conhecer. Acompanhe este post e saiba mais!

Entenda o que considerar ao buscar otimizar a produtividade

Antes de saber quais são os métodos de produtividade mais utilizados pelas empresas para otimizar o trabalho em equipe, é preciso compreender o que faz com que um grupo de pessoas consiga trabalhar mais e melhor. Muitos líderes cometem erros na gestão de times ao sobrecarregar os colaboradores, delegar atividades sem planejamento ou confundir produtividade com multitarefas. Por esse motivo, é preciso caprichar na organização para garantir que a equipe seja capaz de aumentar o rendimento e entregar resultados ainda melhores. Veja alguns passos a seguir!

Defina etapas

Como visto, fazer com que os profissionais se tornem multitarefas só vai prejudicar a produtividade da equipe. Sendo assim, uma estratégia eficiente para garantir processos de qualidade e reduzir o índice de erros é fazer um planejamento por etapas. De início, é preciso que os profissionais saibam qual é o maior objetivo das tarefas que serão realizadas. Em seguida, é hora de segmentar a meta principal em pequenas atividades, que devem ser realizadas separadamente. Assim, fazendo etapa por etapa, é possível se aproximar cada vez mais do objetivo final, garantindo um processo fluido e eficaz. Ao garantir um planejamento detalhado dessa forma, é possível economizar tempo de refação e manter o engajamento dos profissionais.

Diminua as distrações

Dificilmente uma atividade será bem desempenhada quando a atenção está sendo dividida entre várias tarefas. Sendo assim, é importante que a equipe conte com um ambiente de trabalho livre de distrações para manter o foco no progresso. Nesse contexto, a automatização de processos é uma ótima solução. Afinal, é possível reduzir o trabalho de cada colaborador para tarefas repetitivas, voltando a atenção para as atividades mais complexas, que envolvem mais concentração e dedicação.

Garanta um bom descanso

É praticamente impossível que uma equipe cansada alcance uma boa produtividade. Para evitar a exaustão no trabalho e a queda no rendimento do time, é preciso que a gestão se encarregue de delegar pausas adequadas. Ao priorizar o descanso, o profissional tem a oportunidade de recarregar as energias e prestar mais atenção nos processos. Com isso, os resultados gerados são mais positivos e potentes. O método Pomodoro é um ótimo exemplo de como incentivar pausas programadas e evitar o cansaço excessivo no trabalho. Basta separar as atividades em blocos de cerca de 25 minutos, com intervalos de 5 minutos após cada um deles.

Conheça 5 métodos de produtividade para a equipe

Agora que você já entende a importância de estruturar a equipe com boas práticas de gestão, chegou a hora de saber como potencializar o trabalho com ferramentas eficazes. A seguir, veja 5 métodos de produtividade que podem fazer a diferença na empresa!

1. GTD

O método GTD, sigla para Getting Things Done, que pode ser traduzido para “fazer as coisas”, é um dos mais utilizados nos negócios que visam à inovação. Essa ferramenta apoia todas as ideias que acabamos de falar, evitando a sobrecarga dos profissionais. No entanto, o GTD vai além de evitar o acúmulo de tarefas. Muitas vezes, a sensação de cansaço pode vir da pressão de realizar uma obrigação dentro de determinado prazo. Sendo assim, cuidar dos aspectos mentais envolvidos no trabalho ajuda a aliviar esse sentimento e a evitar o estresse. Isso tudo é garantido com a definição de prioridades e organização das demandas. É por isso que a metodologia GTD tem 5 etapas:

• capturar;
• esclarecer;
• organizar;
• refletir;
• engajar.

Ao compreender a tarefa, organizar as etapas que precisam ser seguidas, refletir sobre as melhores maneiras de fazer as atividades e, de fato, dar início ao trabalho, é possível ter um processo mais tranquilo e produtivo.

2. SCRUM

De início, a metodologia SCRUM era voltada para a área de TI. No entanto, o método se mostrou tão eficiente que começou a ser utilizado nos mais variados nichos do mercado.  Basicamente, trata-se de uma flexibilização dos processos, deixando que os profissionais possam desempenhar as suas atividades com as próprias estratégias, desde que os resultados esperados sejam entregues dentro do prazo estabelecido. Para isso, há o acompanhamento constante do desempenho da equipe, por meio de revisões periódicas, que ajudam a analisar se as etapas estão seguindo o caminho planejado. Assim, os líderes confiam ainda mais no trabalho dos colaboradores, enquanto os profissionais têm a flexibilidade de atuar da maneira que mais funciona para eles, podendo agir com mais criatividade.

3. S.M.A.R.T.

Com metas bem definidas, é possível alcançar resultados mais expressivos. É nesse conceito que o método S.M.A.R.T. se destaca. Afinal, busca estabelecer objetivos, que são:

• S, de specific — específicos;
• M, de measurable — mensuráveis;
• A, de attainable — alcançáveis;
• R, de relevant — relevantes;
• T, de time based — com prazos definidos.

Com isso, é possível coordenar as demandas de forma mais precisa e organizada, sendo ótimo para lidar com equipes com muitos colaboradores. Por meio desse processo, todos os membros do time podem se engajar com os mesmos resultados, compreendendo melhor a importância de cada tarefa para atingir as metas estabelecidas.

4. Kanban

É possível também organizar as tarefas de forma dinâmica, facilitando a visualização do que já foi realizado e do que ainda precisa ser feito. Além disso, permite identificar quais atividades são mais urgentes e agilizar todo o processo. Por isso, a ideia do método Kanban é separar todas as demandas em 3 listas: a serem feitas, em andamento e concluídas. Com essa organização, os integrantes da equipe têm mais consciência do processo e não deixam para trás nenhuma tarefa.

5. Aplicação de Chain

Outra opção é organizar as tarefas que precisam ser realizadas no dia, em forma de um calendário. Ao fim da jornada de trabalho, coloca-se um X em tudo o que foi cumprido, conforme o planejado. Depois de um tempo, é possível notar que os “Xs” formaram uma corrente (“chain”, em inglês), conforme as atividades forem contínuas. No entanto, se determinadas demandas não são cumpridas em um período, a corrente é quebrada, sendo possível identificar onde ocorreram imprevistos e quando. Além de dar a sensação de progresso para o time, essa ferramenta permite uma melhor gestão das demandas. Gostou de conhecer os diferentes métodos de produtividade que podem ser aplicados em uma empresa? Como visto, cada um deles oferece uma determinada vantagem. Portanto, para escolher as melhores ferramentas para uma equipe, é preciso considerar a rotina do time e selecionar as opções mais compatíveis com o padrão de trabalho. Este post foi útil para você? Então, compartilhe o conteúdo nas redes sociais para que mais pessoas conheçam essas metodologias!