Para entender o que é gerenciamento de projetos, é fundamental lembrar que cada projeto compreende um conjunto de etapas. A qualidade da gestão depende exatamente de como os procedimentos realizados nesses estágios se desenvolvem. Outro ponto que precisa ser considerado antes de partir para a gestão em si se refere à definição do que vem a ser um projeto. Embora pareça óbvio, esse cuidado é necessário para que tanto gestor como as demais pessoas do time envolvido saibam diferenciar processos de projetos. Quer saber quais são essas diferenças? Continue com a gente, a seguir, e descubra o que é gerenciamento de projetos na prática, além de conhecer os principais erros relacionados a ele!

O que distingue um processo de um projeto?

Enquanto processos são contínuos e repetitivos, projetos já nascem com um início e fim predeterminados. Esse término é marcado justamente pelo alcance de metas e objetivos definidos — tudo de maneira clara e com prazos viáveis para serem cumpridos. Ao contrário do que acontece em projetos, processos podem ter seus objetivos revistos e atualizados ao longo dos períodos. Se houver a necessidade de revisão dos objetivos traçados para um projeto, isso já indica que ele foi mal idealizado.

Quais são as etapas de um projeto?

Cada uma das fases de um projeto incorpora o uso de habilidades, métodos, mecanismos e conhecimentos específicos para que fluam do modo esperado.

Início

Trata-se da base, marcada pela determinação da ideia que guiará os passos do projeto, justificando sua existência. O intuito consiste em delimitar as áreas que serão beneficiadas, bem como obter uma projeção daquilo que se deseja entregar no prazo final estipulado. Líderes, responsáveis por comandar as ações e tomar decisões importantes, são igualmente apontados durante a fase inicial. No caso, o ideal é que as pessoas selecionadas tenham soft e hard skills que todo gestor de inovação deveria ter.

Planejamento

Caracterizada pela coleta de variadas bases de dados relacionados aos tipos de materiais utilizados, custos e documentações técnicas, a fase de planejamento é uma das mais delicadas. Esse é o momento, por exemplo, de nomear pessoas e equipes encarregadas de dar andamento às atividades de partes específicas do projeto. Simultaneamente, o cronograma é desenhado, ao passo que a infraestrutura necessária para o cumprimento das tarefas é providenciada. Ao mesmo tempo, também são identificados os possíveis obstáculos a serem encontrados durante o percurso. Igualmente importante é a determinação do volume total de recursos necessários para que a execução não seja interrompida. A fim de vislumbrar metas e objetivos com mais nitidez, algumas ferramentas entram em cena, como o já popular 5W2H. As sete perguntas do método são uma forma muito usada para elaborar planos de ação meticulosos. Basicamente, as respostas a estes questionamentos são decisivas para que os direcionamentos do projeto adquiram maior grau de precisão:

• O que fazer?
• Por que fazer?
• Quem fará?
• Em qual local/grupo será feito?
• Quando será feito?
• De que forma será feito?
• Quanto vai custar para fazer?

Outra metodologia importante no processo de definição do escopo do projeto é a chamada SMART — acrônimo inglês das palavras Specific, Measurable, Achievable, Realistic e Timely. A partir delas, fica mais fácil visualizar a importância de criar algo que seja:

• específico — as equipes multidisciplinares precisam saber exatamente o que estão fazendo e por quê;
• mensurável — o projeto deve conter métricas que permitam avaliar o progresso do plano de ação;
• alcançável — as metas e objetivos desafiadores não podem ser confundidos com finalidades inatingíveis;
• realista — o sucesso do projeto depende da disponibilidade das condições requeridas para que ele, de fato, aconteça;
• pontual — os prazos existem para serem cumpridos.

Na hora de organizar e ter uma visão panorâmica de todos os elementos que constituem o projeto, vale a pena adotar painéis intuitivos e claros. Embora totalmente necessárias para apresentar detalhes imprescindíveis, trabalhar apenas com documentações escritas limita o ritmo da execução do projeto. De olho nisso, considere a possibilidade de usar ferramentas que otimizem os processos. Nesse sentido, um dos destaques é o Canvas. Com ele, é mais tranquilo fomentar ambientes de inovação, pois o modelo incentiva a cocriação, algo essencial para a manutenção do fluxo de trabalho das equipes.

Execução

Nessa etapa, cabe aos gerentes do projeto manter tudo organizado, a fim de garantir que ele evolua de maneira positiva. Em outras palavras, os gestores são os responsáveis por fornecer o suporte necessário para que o planejamento ganhe vida sob a forma de resultados. Durante a execução, a comunicação estabelecida entre os membros de diferentes times interfere bastante no alcance das metas almejadas. Outro ponto a se destacar é que não basta atingir os números projetados, pois é preciso analisar a qualidade dos procedimentos efetuados para tal.

Controle

Ao monitorar o progresso do projeto, você aumenta o grau de atenção dedicado a ele e, por consequência, vislumbra possíveis problemas antecipadamente. Aqui, a implantação de uma cultura data-driven ajuda bastante. Desse modo, a gestão de eventuais dificuldades passa a ser mais ágil e efetiva. Caso alguma alteração seja inevitável, ela será colocada em ação antes mesmo de comprometer a fluidez dos processos.

Finalização

Em resumo, todo projeto é encerrado de maneira bem-sucedida quando ele é:

• conduzido por pessoas qualificadas para a função;
• conta com a contribuição de profissionais engajados e com ótimo gerenciamento de tempo;
• concluído conforme o orçamento e o prazo previstos inicialmente;
• ajustado pontualmente, sempre que se fizer necessário.

Quais são os principais erros de um gerenciamento de projetos?

Contudo, existem alguns fatores que podem fugir do controle e acarretar problemas, que por sua vez prejudicam a continuidade do projeto. Eis os principais deles, brevemente comentados abaixo.

Falta de planejamento

Nada na vida funciona adequadamente sem planejamento. Logo, partir logo para a execução é um erro frequente e que somente serve para consumir tempo e dinheiro da empresa. Antes de fazer a coisa acontecer, certifique-se de deixar todos os pontos muito bem alinhados.

Problemas de comunicação

Ruídos na comunicação são mais um aspecto que merece atenção. Para evitar qualquer tipo de gargalo, assegure que as informações imprescindíveis para a realização das atividades estejam acessíveis às pessoas certas. Concomitantemente, mantenha todos atualizados quanto a quaisquer modificações.

Delegação errada de atividade

Algumas vezes, as pessoas são encaminhadas para efetuar tarefas com as quais não estão habituadas. Tudo bem que o projeto tende a ser um importante meio de aprendizado e aperfeiçoamento, mas deixe os processos complexos com profissionais mais experientes ou especialistas naquelas funções. Agora que você sabe não só o que é gerenciamento de projetos, mas como realizá-los do modo apropriado, resta colocar os conceitos em prática. Acredite, toda a organização apresentada contribui bastante para que sua empresa finalmente conquiste o diferencial competitivo tão desejado. Gostou do conteúdo e quer receber mais dicas relacionadas à gestão da sua empresa? Assine nossa newsletter e não perca nenhuma novidade!