Uma das grandes dificuldades enfrentadas pelos gestores de diversas empresas não é a criação dos projetos em si. O problema, de verdade, começa na hora de gerenciá-los. Basicamente, isso acontece devido à falta de um método de gestão que se mantenha conforme parâmetros que, às vezes, são sumariamente ignorados. Por essas e outras razões, saber o que é PMO e contar com a presença de um é essencial. Longe de prejudicar o ritmo das etapas de um projeto, o PMO é a figura responsável por garantir que o planejamento seja monitorado e corrigido em tempo hábil. Após criar um plano de transformação digital eficiente, você precisa de alguém que o faça acontecer. Evidentemente, um PMO não trabalha sozinho, mas ele atua como uma espécie de maestro. Mas, afinal, o que é mesmo um PMO e por que sua organização precisa tanto dele? Descubra as respostas nas próximas linhas!

O que é PMO?

Em princípio, PMO é uma sigla do inglês para as palavras Project Management Office, que significa Escritório de Gerenciamento de Projetos, em português. No entanto, a sigla também serve para se referir a uma pessoa específica, que ocupa o cargo de Project Management Officer. Assim, chegamos à posição de Diretor de Gerenciamento de Projetos.

O que faz um Project Management Officer?

Resumidamente, trata-se de um profissional especializado em fornecer suporte e definir as melhores metodologias para cada caso. Ele também se encarrega de auditar as etapas inerentes aos processos adotados em determinado projeto e, é claro, apoiar o gerente de projetos. De maneira ampla, é o PMO quem avalia a necessidade de efetuar um investimento em inovação, por exemplo. Isso porque ele precisa assegurar que os recursos (quanto a ferramentas e à infraestrutura tecnológica) necessários para realizar determinado projeto estejam disponíveis para conquistar os objetivos propostos. Cabe ao PMO, sobretudo, garantir que os procedimentos sigam o direcionamento ditado pelos protocolos previamente definidos. Entre outras coisas, isso significa que esse diretor fica de olho no cumprimento das políticas de governança estabelecidas pela organização. Como é de se imaginar, a realização desse conjunto de tarefas rende alguns relatórios, os quais são devidamente redigidos. Portanto, o PMO também tem o dever de registrar e documentar os pontos relevantes atrelados ao andamento dos projetos acompanhados por ele. Ao contar com a presença de um PMO na sua organização, você tem ao lado um parceiro que alimenta os mesmos objetivos da sua empresa: conquistar os melhores resultados possíveis. Seja em projetos mais simples, seja em projetos mais delicados, como o de migração de dados, o PMO exerce um papel indispensável para que tudo saia como o planejado.  

Qual a importância de ter um PMO na sua empresa?

Sem exagero, o PMO é o profissional que faz as coisas acontecerem de maneira efetiva, fluida e, acima de tudo, metódica. Com ele, a organização tem a certeza de que não haverá espaço para imprevistos — o que, convenhamos, é bem diferente de estimular a criatividade e a inovação. Com uma visão aguçada e mente aberta, o PMO estuda tanto os projetos anteriores da empresa quanto cases de sucesso de outras organizações. Esse é um trabalho constante, para identificar não apenas boas métricas e práticas, mas principalmente tendências. Dessa maneira, o PMO auxilia a empresa a se manter atualizada quanto às novidades já testadas e que, de fato, deram certo. Isso faz com que ela preserve seu diferencial competitivo, colocando-a em pé de igualdade ou em um patamar superior à concorrência.

Quais são os tipos de PMO?

Além de saber o que é PMO, você deve ter em mente que esse profissional também atua conforme as circunstâncias e necessidades da empresa. Por esse motivo, ele se divide em 3 tipos, que apresentaremos a partir de agora.

Suporte

Na maior parte das vezes, o chamado PMO de suporte aparece quando as empresas ainda não estão muito acostumadas a lidar com projetos. Justamente por essa razão, o profissional atua como um orientador mesmo, praticamente demonstrando aos gerentes o que eles precisam, de fato, fazer. Isso explica o porquê de também ser chamado de PMO consultivo. Logo, ele está ali para prestar trabalhos de consultoria, envolvendo dicas a respeito da adoção de metodologias que fazem mais sentido em cada caso. Simultaneamente, costuma selecionar e indicar quais seriam os dispositivos e estratégias apropriadas. No fim, o PMO de suporte também organiza a documentação relativa aos projetos que ele ajudou a construir. Desse modo, cria-se um histórico muito útil para posteriores análises dos próximos diretores.

Controle

Aqui, o PMO age como um autêntico fiscal, essencialmente quanto ao que se aplica à adoção do método estipulado para a realização dos projetos. Portanto, diferentemente do PMO de suporte, o PMO de controle está ali para preservar a padronização de procedimentos. É importante notar que essas funções de inspeção são desempenhadas com o nível de rigor que se exige para alcançar os resultados almejados pela organização. Na prática, isso se traduz pelo trabalho de auditoria das equipes integradas aos projetos. Como sempre, o processo de auditoria tem a missão de detectar eventuais falhas operacionais. A ideia que o sustenta também é a mesma: gerar alertas e sinalizar quais pontos precisam de melhorias.

Diretivo

Nesse patamar, o PMO amplia sua carga de controle sobre os projetos. Por meio de uma participação mais direta e incisiva, o PMO diretivo assume, inclusive, a responsabilidade de determinar quem será o gerente de cada projeto. Simultaneamente, designa quais serão os recursos disponíveis para a realização das atividades previstas nos projetos. Nesse nível, o PMO tem maior liberdade para interferir no próprio gerenciamento, caso julgue necessário. Por conta de seu poder de influência nas tomadas de decisão e monitoramento, o PMO diretivo costuma ser requisitado em organizações com maior maturidade no gerenciamento de projetos. Depois dessa breve jornada pelo universo da gestão de projetos, agora você tem uma boa noção do que é PMO. Também ficou a par dos motivos que justificam o caráter decisivo desse profissional na implementação da transformação digital do seu negócio. Afinal, esse é um processo que depende bastante de uma metodologia ágil. Quer entender melhor essa relação entre a transformação digital e o uso de uma metodologia apropriada? Baixe agora mesmo nosso e-book gratuito e completo sobre a adoção de métodos ágeis!